Email

Je planifie mon horaire: je ne réagis pas à ce qu’on veut me forcer à faire, j’agis en fonction de ce que je dois faire.  Chaque jour, j’ai un plan. Donc:

  1. Il n’est pas raisonnable d’attendre une réponse dans l’heure pour un courriel.
  2. Il n’est pas raisonnable d’attendre une réponse à une tâche complexe en 24 heures.

La situation

Mon contrat est de 35 heures par semaine (cue: ah ah).  J’enseigne, je fais de la recherche, je participe à la vie de l’Université, de mon département, du COPL et du Centre CERVO en étant directeur de différents groupes et sous-groupes. Je dois aussi planifier le futur et obtenir du financement. 35 heures, c’est très peu, c’est seulement 7 heures par jour.

Les courriels

Le courriel est le fléau du 21ième siècle. Je reçois environ 75 courriels par jour. De cela, 30 sont des Mailing Lists (rien à répondre). Anecdote savoureuse: je reçois des courriels de 178 personnes différentes sur les Mailing lists de l’Université Laval. Autrement, 20 sont des courriels où je suis en copie: si je suis en copie et qu’on ne m’adresse pas la parole, je ne répondrai pas. Il en reste donc 25 qui demandent une réponse. Supposons qu’une question qui vaut la peine d’être posée doit demander une réponse d’au moins 10 minutes, cela veut dire que je devrais allouer aux moins 4 heures par jour à lire et répondre à mes courriels (ou 20 heures par semaine). Personne ne veut qu’un professeur passe 20 heures de ses 35 heures à répondre à des courriels. D’autant plus que si je le faisais et que je faisais mon enseignement, c’est tout ce que je ferais: donner mes cours, répondre aux étudiants et répondre à mes courriels.  Répondre à tous ses courriels, c’est comme ramasser un dégât d’eau avec ses mains: c’est simplement impossible. Si je n’ai pas répondu a votre courriel en 1 semaine, supposez qu’il est tombé dans l’oubli et recontactez-moi. J’essaie parfois de rattraper mes courriels le dimanche soir, si je ne suis pas fatigué.

Mais qu’est-ce qu’un bon courriel?

Un bon courriel a une ligne de sujet explicative: “Demande de rencontre pour Stage d’été”, “Rappel rencontre ce midi au local POP-2165”. Le courriel est poli mais bref. Le courriel qui veut une réponse résume rapidement sa question pour que le lecteur puisse comprendre 1) que c’est une question et 2) quelle est la question. J’obtiens souvent des réponses à mes propres courriels que j’envoie à des gens beaucoup plus occupés que moi en résumant, dès la première ligne, ce que j’attends d’eux avec ce courriel. Mieux encore, je vais les voir en personne. Un courriel trop long demande probablement une rencontre en personne.

Un mauvais courriel

Un mauvais courriel est une question ouverte: “Il faudrait vraiment se rencontrer pour le projet, fais moi signe quand tu es libre” ou encore: “Je ne comprends pas le devoir, la question #1 n’est pas claire et je n’ai pas les notes de cours” ou finalement “Reviens moi avec la liste des choses importantes et les milestones dans le projet pour que je puisse avancer”. Mes préférés: “Veuillez remplir le formulaire qui est disponible sur notre site dans les plus brefs délais” (lequel? pour quand? à qui je l’envoie? si vous me contactez, auriez-vous pu en remplir une partie pour moi?) , ou encore “N’oubliez pas de payer la facture qui vous a été envoyée récemment pour les frais de service” (quel courriel? il venait de vous? (hint: non). Une numéro de référence? (hint: pas une référence interne dans le système de comptabilité auquel je n’ai pas accès, une vraie référence pour moi). pour quand? à qui je l’envoie?  si vous m’écrivez des finances, pourriez vous me demander simplement un numéro de compte pour passer la dépense?).  

Daniel Côté, 14 février 2018

Daniel Côté's laboratory at Neurophotonics Center, Centre de Recherche de l'Institut Universitaire en Santé Mentale de Québec